Como gerenciar equipes em três passos.

A rotatividade de equipes pode ser um problema e um dos principais efeitos da rotatividade é o tempo que será necessário dedicar a um novo funcionário.

Treinar novos funcionários pode levar tempo, e como já diz o ditado tempo é dinheiro. Mas destaco este como sendo o primeiro tema, pois considero o mais importante. Dedicar tempo ao treinamento vai um pouco na contramão do ditado, pois o tempo gasto no treinamento irá gerar mais retorno, podendo de qualidade de serviço e gerar menos erros.

1 – Treinamento

O treinamento de uma equipe precisa ser constante, deve tornar-se um hábito.

O principal fator de sucesso para quem quer alcançar o sucesso é buscar o conhecimento.

Independente de sua escolha, se for especialidade técnica, gestão ou empreendedor, você precisa estudar.

Disseminar o conhecimento pode ser a melhor forma de atingir uma gestão bem sucedida. Este hábito te aperfeiçoa, pois a melhor forma de aprender é ensinar.

Dar autonomia ao funcionário e propor um horário de estudo diário, durante o expediente, pode ser uma boa saída, mesmo em casos que o operacional do funcionário consome muito tempo.

Quando estamos concentrados no dia a dia deixamos de perceber que atuamos no piloto automático.

Dar um espaço e oportunidade para seu funcionário se dedicar a um estudo pode ser um benefício, pois ele pode atingir uma mentalidade suficiente para questionar seu trabalho e buscar melhorias.

2 – Processos bem definidos.

Os processo são rotinas operacionais, são como uma receita de bolo.

Você precisa olhar para seu ambiente operacional e buscar entender os processo que estão à sua volta.

Suas rotinas operacionais podem ser desenhadas e documentadas, de forma que à partir do seu correto entendimento seja possível aplicar um olhar crítico.

Observar e revisar os processos podem fazer que você otimize suas rotinas, outro benefício é documentar seus processos.

3 – Documentar os procedimentos operacionais.

Esta é uma etapa extremamente trabalhosa.

Documentar os procedimentos operacionais de sua área é um desafio enorme, principalmente manter estes documentos atualizados.

O benefício, com certeza supera qualquer desvantagem. Ao documentar os processos e rotinas operacionais, você consegue criar padrões para a equipe desenvolver um trabalho transparente.

Um dos frameworks principais, que eu gosto, é o Scrum.

O Scrum pauta pela transparência. Obviamente que a transparência vai existir na medida correta para cada pessoa / responsabilidade.

Mas o fato de todos conversarem sobre suas atividades, torna o processo de unificar o conhecimento um pouco mais fácil

Conclusão

Buscar aprender sobre processos e entender a importância de documentar as rotinas de cada integrante da sua equipe pode esclarecer, no papel, quais responsabilidades e habilidades você espera em cada funcionário.

O comprometimento também é um fator que precisa ser analisado em cada um, pois a falta de interesse do funcionário em seguir as regras estabelecidas por você pode de certa forma atrapalhar o resultado da sua gestão.

Otimizar e criar padrões de processos, além de definir as janelas de horas do dia para cada atividade da semana, pode ajudá-lo a guiar sua equipe, pois fica claro o que você espera, e serve de um lembrete para você, do que cada funcionário deve fazer naquele horário.