Gerenciamento de projetos mais fácil: dicas para otimizar sua gestão

Quanto mais tempo pensando no gerenciamento de projetos, menos tempo perdido o empreendimento e seu gestor terão. É simples entender como a organização de uma nova empreitada pode determinar como vai ser o caminho para chegar até o sucesso da sua proposta.

Basta parar para pensar na rotina, no dia a dia. Se antes de sair de casa você pesquisar a rota até o seu destino tem chances maiores de evitar entradas erradas, pedágios, gastar mais combustível ou perder tempo no trânsito. Organização e gerenciamento são termos parecidos e importantes em muitas situações.

O que é o gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é o conjunto de mecanismos e ferramentas que serão usadas para: planejar, executar, fiscalizar e controlar os projetos propostas para uma organização. De acordo com o Guia PMBOK, projeto pode ser definido como um esforço para criação de um produto, serviço ou resultado.

Isso significa que quando um projeto é criado ele tem uma estrutura que deve ser seguida, desde a sua criação, durante o seu desenvolvimento até a finalização. Logo, o gerenciamento será capaz de auxiliar nas atividades que foram colocadas como metas, ou que precisam ser desenvolvidas pela empresa.

Por meio deste conjunto de ferramentas que vão auxiliar para que o projeto chegue ao seu objetivo, o gestor vai conseguir tornar as suas ações mais previsíveis, menos desastrosas, e até mesmo mais baratas.

Quais as ferramentas do gerenciamento de projetos?

Existem algumas diretrizes e ações que podem ser usadas pelo empreendedor para que o gerenciamento de projetos tenha mais efeito. São etapas em que todo projeto que possuí começo, meio e fim precisa passar para conseguir chegar ao seu resultado final.

Vale a pena enfatizar que neste gerenciamento o próprio empreendedor vai perceber que o projeto é diferente do processo. Enquanto o projeto tem como objetivo criar novos desafios e metas, o processo é contínuo, ele não tem fim e gera resultados mais padronizados.

Antes de dar início ao gerenciamento é importante entender que será preciso criar ações como:

• Elaboração e descrição do escopo - serve para garantir que todos os objetivos do projeto serão atendidos;
• Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais - serve para estimar os gastos, separar a documentação, entender quando e como será preciso investir em treinamento de equipe, planejar reuniões com os colaboradores e limitar os recursos que serão usados;
• Montagem do cronograma e registro dos gastos - serve para dar limite as etapas e conseguir chegar a um resultado o quanto antes. No registro de gastos vai ajudar a controlar os valores que estão sendo investidos e quanto mais pode ou não ser usado;
• Monitoramento dos riscos associados ao projeto - serve para prever os riscos e acontecimentos negativos que possam atingir o projeto, antecipando possíveis soluções para não ser pego de surpresa.

Por que investir em gerenciamento de projetos?

Existem benefícios visíveis que mostram e evidenciam como o gerenciamento de projetos é importante para o processo de sucesso da sua empresa. O plano de ações que foi citado acima deve ser discutido em uma reunião com os membros da equipe que deverão colocar o projeto em prática.

Os pontos fortes que podem ser mencionados neste planejamento e gerenciamento dos projetos são:

Diminuição de custos - ao planejar o quanto deve ser investido em cada fase do projeto, e se antecipar sobre possíveis novos gastos, o empreendedor consegue economizar porque não haverão pagamentos que não foram planejados;

Redução de riscos - com o gerenciamento haverá um plano certo que deve ser usado quando algo sair do que havia sido planejado. Controlando os riscos eles diminuem, e o gerenciador estará sempre um passo a frente de qualquer dificuldade;

Resultados mais assertivos - por meio do planejamento, pesquisa de mercado, programação e antecipação dos planos é possível chegar de forma mais objetiva e rápida na meta que foi traçada no início do projeto;

Maior satisfação do cliente - afinal de contas agradar o cliente é o objetivo principal, com a estrutura montada para gerenciar o projeto que foi proposto ao seu cliente ele vai reconhecer seu empenho em fazer dar certo. E quando conseguir chegar ao que foi proposto, o cliente ficará ainda mais satisfeito.